Экспорт документов в PDF и отправка на электронную почту клиенту

После создания счета на оплату или любого другого документа в онлайн-сервисе АБП:Документооборот в печатной форме, помимо стандартных настроек печати, также доступны функции экспорта в PDF и мгновенной отправки на электронную почту сотрудникам клиента.

Экспорт первичных бухгалтерских документов в PDF

Все первичные бухгалтерские документы, выписанные из онлайн-сервиса АБП можно сохранить в формат PDF для передачи сотруднику, отправки на электронную почту и т.д. Для этого предназначена кнопка Экспортна странице печатной формы счета на оплату или другого документа.

Экспортировать документы можно в двух вариантах:

  • С установленными подписями и печатями (если Вы загрузили оттиск печати и факсимиле руководителя и главного бухгалтера) – кнопка PDF с печатями;
  • Заполненную форму без факисиле) – кнопка PDF без печатей.

Отправка документов на оплату на электронную почту клиенту

Помимо сохранения документов в PDF, мы реализовали возможность отправки их прямо на электронную почту одному или нескольким контактным лицам контрагента.

Для реализации этого функционала необходимо правильно настроить сервер отправки электронной почты.

Для отправки счета на оплату, накладной, УПД, акта или любого другого документа нажмите кнопку Отправить на Emailв печатной форме, после чего откроется новое окно с возможностью указать параметры отправки.

Поля «Отправитель», «E-mail отправителя» и «Текст письма» заполняются автоматически из сохраненных настроек сервера электронной почты. Перед отправкой Вы можете отредактировать их в зависимости от текущей ситуации.

Переключатель «Отображать факсимиле» во включенном состоянии отправит документы с подписями и печатями конвертированные в формат PDF.

В поле «Выберите получателей» Вы можете указать Себя и сообщение придет на Ваш адрес, а также выбрать из списка одного или нескольких контактных лиц контрагента (для которого Вы формируете счет, акт, накладную и т.д.), у которых корректно заполнено поле электронной почты.

В поле «Выберите файлы для отправки» по умолчанию выбран текущий документ, однако, Вы можете также выбрать и другие документы из текущего договора и заказа, например, отправляя акт сдачи-приемки работ, Вы так же можете добавить в список счет на оплату, и, если прикрепляли ранее, договор и приложения(заказ). Все эти документы уйдут одним письмом по указанным адресам электронной почты.

Обратите внимание, что прикрепленные документы отправляются в том виде, в котором были сохранены, переключатель «Отображать факсимиле» добавит печати и подписи только для печатных форм счета на оплату, акта, УПД, накладной ТОРГ-12, счета-фактуры и прочих, выводимых в формате HTML.

После проверки всех полей, можно отправлять email – кнопка Отправить. Письмо со всеми вложениями помимо отправки адресатам, также будет доступно и в карточке клиента во вкладке «Переговоры». И даже в случае неработающей почты или даже смены почтового сервера, все отправленные сообщения из онлайн-сервиса АБП, при чем, любым сотрудником, будут сохранены вместе с вложениями в этом месте.

Статьи
Исправления ошибок после обновления АБП

Что делать, если после очередного обновления системы АБП данные отображаются некорректно или не работают привычные функции

Подключение календарей Google

Планируйте свою работу с учетом домашних дел из календаря Google. Настройте сервис АБП на совместную работу нескольких источников событий.

Безопасность в онлайн-сервисах АБП

Сомневаетесь в надежности онлайн-сервисов? Боитесь хранить данные в облаке? Ответы на многие вопросы, Вы найдете в этой статье.

Задайте свой вопрос