Управление нашими фирмами в АБП:Документооборот

Создание хотя бы одной нашей фирмы необходимо для начала работы с сервисом АБП:Документооборот, при чем то, насколько полно будет заполнена карточка организации будет зависеть качество генерируемых программой документов и шаблонов.

Добавление и изменение нашей фирмы, как и в случае управления контрагентами, доступно в 2 режимах: ручном и автоматическом (добавление по ИНН/ОГРН). Основные действия с фирмами производятся из справочника, доступного из главного меню «Справочники»-«Наши фирмы». Действия с записями стандартны для всех таблиц сервиса АБП.

Внимание! Количество записей фирм зависит от выбранного тарифного плана. При этом учитываются помеченные на удаление, но не удаленные записи!

Для ручного добавления фирмы достаточно нажать на кнопку Добавить в таблице «Наши фирмы» и заполнить поле «Наименование». Однако этого недостаточно для реализации всех возможностей сервиса Документооборота.

Также необходимо как можно подробнее заполнить все поля ввода раздела «Основные поля», особенно ИНН, ОГРН. А в разделе «Дополнительно»:

  • выбрать из списка созданных ранее сотрудников «Руководителя» и «Главного бухгалтера»;
  • заполнить «Должность руководителя»;
  • установить галочку «С НДС», если фирма является плательщиком налога, иначе все документы будут выписываться без НДС, даже если в справочнике номенклатур будет проставлена ставка НДС;
  • если Вы хотите, чтобы на счетах, актах и прочих документах, выписываемых в системе отображался логотип компании – необходимо в поле «Логотип» загрузить изображение;
  • Также сервис позволяет устанавливать оттиск печати и подписи должностных лиц, поэтому, если Вам необходима эта возможность (например при отправке по электронной почте) – загрузите скан печати организации в поле «Печать».
Внимание! Печать организации следует загружать в формате, поддерживаемом прозрачный фон, например PNG. Оптимальным размером можно считать квадрат 400х400px с плотностью точек 360dpi. Оттиск должен быть расположен на прозрачном фоне.
Внимание! Подписи должностных лиц подгружаются в соответствующем поле в справочнике Сотрудники. Также необходимо учитывать, что для лучшего отображения подписи должны быть выполнены на прозрачном фоне. Оптимальный формат изображения – PNG.

Заполнение реквизитов фирмы

Для формирования платежных документов необходимо создать хотя бы 1 расчетный счет. Для этого в карточке фирмы необходимо перейти во вкладку «Банковские реквизиты» и добавить платежные реквизиты.

Здесь обязательными полями являются «Расчетный счет» и набор реквизитов банка «Наименование», «БИК», «Кор.счет», которые могут быть автоматически заполнены выбором из поля «Справочник банков».

Справочник банков обновляется автоматически с официального сайта Центрального Банка Российской Федерации

Также необходимо заполнить реквизиты фирмы на вкладке «Реквизиты». По аналогии с реквизитами в справочнике «Контрагенты», реквизиты заносятся, сохраняя историю изменений. Поле «Дата начала» определяет период действия текущих реквизитов. На основании даты документа, программа анализирует поле «Дата начала» и выводит в счете, акте, накладной и прочих документах и шаблонах действующие на текущий момент реквизиты.

Также в карточку фирмы во вкладках «Файлы» и «Изображения», Вы можете размещать файлы произвольного содержания, например, образцы писем, фирменных бланков, заявлений, реквизитов, писем и т.п.

Автоматическое добавление фирмы по ИНН/ОГРН, особенности заполнения реквизитов

Наиболее простым способом добавления базовых реквизитов фирмы - заполнение по ИНН/ОГРН. Для этого в таблице «Наши фирмы» существует кнопка Добавить по ИНН.

Добавление фирмы происходит аналогичным добавлению контрагента образом, за одним исключением.

Добавление фирмы по ИНН/ОГРН (ОГРНИП) не подразумевает заполнения всех необходимых для работы с документооборотом полей! В частности, не заполняются поля «Руководитель» и «Главный бухгалтер». Поэтому, стоит рассматривать эту функцию только как помощь в занесении лишь основных реквизитов! Не забудьте после автоматического заполнения полностью заполнить карточку своей фирмы!
Важно! Количество запросов к базе данных, содержащей сведения из ЕГРЮЛ ограничено Вашим тарифным планом. Обратите внимание, что ошибочные запросы (например опечатка ИНН) к базе данных также считается обращением и также тарифицируется!
Статьи
Исправления ошибок после обновления АБП

Что делать, если после очередного обновления системы АБП данные отображаются некорректно или не работают привычные функции

Подключение календарей Google

Планируйте свою работу с учетом домашних дел из календаря Google. Настройте сервис АБП на совместную работу нескольких источников событий.

Безопасность в онлайн-сервисах АБП

Сомневаетесь в надежности онлайн-сервисов? Боитесь хранить данные в облаке? Ответы на многие вопросы, Вы найдете в этой статье.

Задайте свой вопрос