Управление нашими фирмами в АБП:Документооборот
Создание хотя бы одной нашей фирмы необходимо для начала работы с сервисом АБП:Документооборот, при чем то, насколько полно будет заполнена карточка организации будет зависеть качество генерируемых программой документов и шаблонов.
Добавление и изменение нашей фирмы, как и в случае управления контрагентами, доступно в 2 режимах: ручном и автоматическом (добавление по ИНН/ОГРН). Основные действия с фирмами производятся из справочника, доступного из главного меню «Справочники»-«Наши фирмы». Действия с записями стандартны для всех таблиц сервиса АБП.
Для ручного добавления фирмы достаточно нажать на кнопку Добавить в таблице «Наши фирмы» и заполнить поле «Наименование». Однако этого недостаточно для реализации всех возможностей сервиса Документооборота.
Также необходимо как можно подробнее заполнить все поля ввода раздела «Основные поля», особенно ИНН, ОГРН. А в разделе «Дополнительно»:
- выбрать из списка созданных ранее сотрудников «Руководителя» и «Главного бухгалтера»;
- заполнить «Должность руководителя»;
- установить галочку «С НДС», если фирма является плательщиком налога, иначе все документы будут выписываться без НДС, даже если в справочнике номенклатур будет проставлена ставка НДС;
- если Вы хотите, чтобы на счетах, актах и прочих документах, выписываемых в системе отображался логотип компании – необходимо в поле «Логотип» загрузить изображение;
- Также сервис позволяет устанавливать оттиск печати и подписи должностных лиц, поэтому, если Вам необходима эта возможность (например при отправке по электронной почте) – загрузите скан печати организации в поле «Печать».
Заполнение реквизитов фирмы
Для формирования платежных документов необходимо создать хотя бы 1 расчетный счет. Для этого в карточке фирмы необходимо перейти во вкладку «Банковские реквизиты» и добавить платежные реквизиты.
Здесь обязательными полями являются «Расчетный счет» и набор реквизитов банка «Наименование», «БИК», «Кор.счет», которые могут быть автоматически заполнены выбором из поля «Справочник банков».
Также необходимо заполнить реквизиты фирмы на вкладке «Реквизиты». По аналогии с реквизитами в справочнике «Контрагенты», реквизиты заносятся, сохраняя историю изменений. Поле «Дата начала» определяет период действия текущих реквизитов. На основании даты документа, программа анализирует поле «Дата начала» и выводит в счете, акте, накладной и прочих документах и шаблонах действующие на текущий момент реквизиты.
Также в карточку фирмы во вкладках «Файлы» и «Изображения», Вы можете размещать файлы произвольного содержания, например, образцы писем, фирменных бланков, заявлений, реквизитов, писем и т.п.
Автоматическое добавление фирмы по ИНН/ОГРН, особенности заполнения реквизитов
Наиболее простым способом добавления базовых реквизитов фирмы - заполнение по ИНН/ОГРН. Для этого в таблице «Наши фирмы» существует кнопка Добавить по ИНН.
Добавление фирмы происходит аналогичным добавлению контрагента образом, за одним исключением.
Доступ к любой функции документооборота в 2 клика: простой инструмент с любого устройства
Счет, акт сдачи-приемки, ТОРГ-12, УПД, счет-фактура, а также сохраненные ранее договор с приложениями любому контактному лицу контрагента
Экспорт печатных форм счета, акта сдачи-приемки, торг-12, УПД, счета-фактуры в формат PDF с подписями и печатями
Добавляем в печатные формы подписи руководителя, главного бухгалтера и сканы печатей для отправки счетов и других бухгалтерских документов из программ 1С, АБП и т.д.
Что делать, если после очередного обновления системы АБП данные отображаются некорректно или не работают привычные функции
Планируйте свою работу с учетом домашних дел из календаря Google. Настройте сервис АБП на совместную работу нескольких источников событий.