Управление контрагентами в АБП:Документооборот

Базовые операции по управлению контрагентами в сервисе АБП:Документооборот, такие как, создание, изменение, удаление, изменение реквизитов и контактных лиц осуществляется из пункта меню Справочник-Контрагенты. Помимо этого, создать контрагента можно также из поля выбора в любом действии, для этого предусмотрена кнопка + слева от поля выбора. Однако это действие обладает ограниченным функционалом.

Существует возможность добавления контрагента в 2 режимах - ручном и автоматическом, когда вся информация берется из ЕГРЮЛ.

Добавление контрагентов в ручном режиме

Добавление контрагентов в ручном режиме осуществляется привычным нажатием на кнопку Добавить в таблице справочника Контрагенты. Этот способ подходит, если неизвестен ИНН или ОГРН компании, например при внесении первичных сведений при знакомстве или холодном звонке.

В дальнейшем, заполнив ИНН или ОГРН, возможно будет автоматически заполнить все реквизиты клиента.

Форма ввода контрагента

Заполнив обязательное поле - «Название», которое, к слову, может отличаться от наименования юридического лица и является идентификатором в базе, уже можно сохранить карточку клиента, нажав на кнопку Сохранить и закрыть, а можно отредактировать дополнительные данные о контрагенте, такие как контактные лица, реквизиты и т.п., нажав кнопку Сохранить, как будто Вы создали нового контрагента и открыли его карточку на редактирование.

Заполнение контактных лиц, реквизитов контрагента и прочей информации о клиенте

Открыв на редактирование карточку клиента под полями ввода доступны вкладки с дополнительной информацией о контрагенте, такой, как:

  • Контактные лица1
  • Реквизиты2
  • Банковские реквизиты3
  • Договоры4
  • Группы5
  • Файлы6 и изображения7

Вкладки контрагента

Контактные лица – сотрудники клиента

Управление контактными лицами контрагента осуществляется из вкладки «Контактные лица», в которой размещена таблица со списком сотрудников клиента. Добавление, изменение, копирование и удаление записей осуществляется стандартными средствами. При редактировании записи обязательно необходимо заполнить поле «Имя».

Здесь вводим информацию о контактных лицах

Особое внимание стоит уделить галочке «Руководитель». Сотрудник клиента, отмеченный подобным образом, вместе с должностью, будет выводится в печатных формах документа, а также при заполнении шаблонов документов. Поэтому необходимо следить за правильностью заполнения полей контактного лица, наделенного статусом «Руководитель».

Управление реквизитами контрагента

Каждому контрагенту можно добавить неограниченное количество записей таблицы Реквизиты. Это необходимо, чтобы выписывать первичные бухгалтерские документы с сохранением истории. Управление реквизитами осуществляется из вкладки "Реквизиты" карточки клиента.

Добавляя реквизиты обратите внимание на заполнение поля «Дата начала действия», которая указывает с какого момента в печатных формах документов и шаблоны договоров будут заноситься указанные реквизиты.

Форма ввода реквизитов контрагента

При изменении реквизитов контрагента, правильным решением, по замыслу разработчиков, является либо копирование последних действующих реквизитов с правками измененных полей, либо полностью автоматическое заполнение из ЕГРЮЛ.

Обратите внимание, что отсутствие правильно заполненных реквизитов контрагента на момент выписки из системы Документооборот приведет к неправильно оформленным документам!

Управление банковскими реквизитами контрагента

Банковские реквизиты контрагента заполняются из вкладки «Банковские реквизиты» карточки клиента. Вы можете добавить неограниченное количество расчетных счетов каждому контрагенту. Внесение реквизитов банка осуществляется либо вручную – тогда необходимо заполнять БИК, Кор.счет и Наименование банка, либо выбирая из списка в поле «Справочник БИК», в котором организован поиск по БИК и названию банков.

Форма ввода банковских реквизитов контрагента

Справочники БИК постоянно обновляются и содержат актуальную информацию, однако, если Вам необходимо добавить банк, которого нет в справочнике Центрального банка – Вы можете это сделать на свой страх и риск.

Договоры с контрагентами

С каждым из клиентов Вы можете заключить неограниченное количество договоров, однако удобнее всего управлять документооборотом посредством специально разработанного инструмента, представляющего все документы в древовидной структуре.

Подробнее о создании договора и его атрибутах читайте в разделе помощи «Договоры с контрагентами».

Группы и управление файлами

Также для удобства использования клиентской базы, добавлены функции не имеющие отношения к системе АБП:Документооборот. Каждого контрагента Вы можете включить в группы, управление которыми описано в разделе помощи Основы работы - Формы ввода данных.

Помимо этого, Вы можете прикрепить изображения и файлы произвольного содержания в соответствующих вкладках карточки клиента.

Автоматическое добавление контрагента по ИНН/ОГРН

Для облегчения рутинного труда по внесению и заполнению реквизитов контрагента мы создали возможность автоматического добавления контрагента по его ИНН/ОГРН(ОГРНИП). Для этого в справочнике Контрагенты необходимо нажать кнопку Добавить по ИНН, в открывшемся окне в поисковой фразе необходимо внести ИНН или ОГРН (ОГРНИП для индивидуальных предпринимателей), и нажать Поиск. Если в ЕГРЮЛ будут обнаружены данные контрагентов, соответствующие данному запросу – ниже наполнится список с готовыми к занесению в базу организациями.

Поможем Вам внести нового контрагента

При этом действующие организации / предприниматели будут подсвечены в списке зеленым цветом, а красным – юридические лица, к которым следует присмотреться. Выбирая одного из них, Вы можете либо просто добавить контрагента в свою базу (Добавить), либо добавить и сразу открыть его для редактирования (Добавить и открыть), например, для занесения контактных лиц, расчетного счета и других сведений о клиенте.

При добавлении контрагента система проверит наличие уже существующих записей в базе данных клиентов и при совпадении ключевых данных сервис выдаст сообщение об ошибке.

Внимание! Учитываются также записи, помеченные на удаление, но не удаленные из базы данных.

Добавление контрагента по ИНН подразумевает внесение не только основных сведений об организации, таких, как название, ИНН и ОГРН, но и добавляет записи в таблицы:

  • Контактные лица – заносится запись о руководителе организации, его должность, устанавливается галочка «Руководитель»;
  • Реквизиты – заносятся актуальный на момент запроса данные из ЕГРЮЛ, а датой начала их действия устанавливается дата регистрации юридического лица в налоговом органе.

Обновление реквизитов контрагента из ЕГРЮЛ

Помимо добавления нового контрагента, мы создали возможность наполнения/обновления реквизитов уже созданных клиентов. При чем, Вы можете обновлять как одну запись, так и множество, вплоть до целого справочника.

Для этого необходимо в справочнике Контрагенты выделить галочками клиентов, реквизиты которых необходимо актуализировать и нажать кнопку Еще-Обновить реквизиты из ЕГРЮЛ.

Как и в случае с добавлением контрагента будут проверены и обновлены контактные данные руководителя в таблице «Контактные лица» и, если будут найдены, новые реквизиты с датой начала действия, которая будет соответствовать дате внесения изменений в ЕГРЮЛ.

Чтобы в выписываемых документах всегда содержалась актуальная информация о реквизитах контрагентов рекомендуется периодически актуализировать данные справочника контрагентов описанным выше способом.

Естественно, для обновления данных, у выделенных контрагентов должно быть заполнено как минимум поле ИНН или ОГРН.

Стоимость запросов сведений из ЕГРЮЛ

Каждый запрос к базе данных, содержащей сведения о юридических лицах / индивидуальных предпринимателях учитывается системой. Счетчик обращений с каждым запросом, будь то создание контрагента или обновление реквизитов клиента, уменьшается на 1 единицу.

При этом получение данных ор несуществующих контрагентах (например, неверно указанный ИНН) также учитывается.

Количество запросов к базе данных, содержащей сведения ЕГРЮЛ определяется тарифным планом в месяц. При этом считается не календарный месяц, а 30 дней с момента запроса. Т.е. если за один день 31 декабря 2018 года Вы используете весь свой лимит запросов, то доступ к базе данных ЕГРЮЛ получите не 1, а только 30 января 2019 года. До этого момента функционал автоматического заполнения реквизитов контрагентов по ИНН будет недоступен.

Например, если Вашем тарифом предусмотрено 100 запросов в месяц, и Вы ежедневно используете пропорционально 100/30=3-4 обращения, доступ к сервису не будет приостанавливаться.

Статьи
Исправления ошибок после обновления АБП

Что делать, если после очередного обновления системы АБП данные отображаются некорректно или не работают привычные функции

Подключение календарей Google

Планируйте свою работу с учетом домашних дел из календаря Google. Настройте сервис АБП на совместную работу нескольких источников событий.

Безопасность в онлайн-сервисах АБП

Сомневаетесь в надежности онлайн-сервисов? Боитесь хранить данные в облаке? Ответы на многие вопросы, Вы найдете в этой статье.

Задайте свой вопрос