Реализация товаров и услуг: выписываем накладные, акты, счета-фактуры и другие закрывающие документы

Для формирования закрывающих документов при реализации товаров и услуг в системе АБП:Документооборот должен быть создан заказ.

Перечень отгружаемых товаров и услуг берётся из таблицы «Позиции» соответствующего заказа.

Создание отгрузки

Как и в случае создания счета на оплату – новая отгрузка создается из редактора заказа, либо из дереваДокументов. В случае использования дерева – откройте справочник «Контрагенты», выберите клиента, которому необходимо создать акт или накладную и нажмите кнопку Документооборот. В дереве найдите или создайте договор, раскрыв который, найдите или создайте заказ, раскройте ветку «Отгрузки» и нажмите на ссылку +Добавить отгрузку.

Если Вам привычнее выполнять все операции из таблиц – откройте на редактирование карточку клиента из справочника «Контрагенты», перейдите во вкладку «Договоры», создайте или выберите существующий договор, откройте его на редактирование. В редакторе договора создайте или выберите существующий заказ и откройте его на редактирование. В редакторе заказа перейдите во вкладку «Отгрузки» и нажмите кнопку Добавить.

Интерфейс создания отгрузки не зависит от метода вызова диалога, поля ввода будут различными лишь при разных типах периодичности вида договора. Подробнее об этом читайте в разделе документации Договоры с контрагентами.

При периодичности «Разовый», указанной в виде договора есть возможность изменить поля:

  • «Дата документа» - дата реализации;
  • «№ документа» - при создании не отображается, поскольку назначается автоматически. В дальнейшем, если Вам необходимо будет отредактировать это поле – просто изменить сохраненную запись;
  • «Подписан, возвращен» - переключатель, сигнализирующий о возврате подписанного документа (этот признак изменяется действием Провести/Распровести);
  • «Дата подписания» - поле недоступное для редактирования – заполняется автоматически при изменении переключателя «Подписан, возвращен» в положение «Вкл»;
  • «Комментарий» - произвольный комментарий к отгрузке: поле может быть использовано при заполнении шаблона.

Если договор позволяет создавать отгрузки ежемесячно, также помимо вышеописанных полей, необходимо заполнить:

  • «Месяц» - период за который выписывается акт. Для выбора месяца нажмите на кнопку и выберите год и месяц.
В отличии от счетов, где возможно выбрать произвольный период, отгрузкой можно закрыть только 1 календарный месяц!
При создании ежемесячной отгрузки, система найдет последний месяц, в котором производилась реализация по заказу и автоматически подставит следующий календарный месяц в поле «Месяц». Также полю «Дата документа» автоматически назначается последнее число этого месяца.

Отгрузка товара партиями – частичная отгрузка товара

При создании отгрузки, автоматически будет наполнена таблица во вкладке «Позиции отгрузки» всеми ранее не отгруженными товарами / услугами по заказу.

Для договоров, периодичность которых подразумевает ежемесячное выставление актов, учитывается также период (месяц), указываемый в поле «Месяц».

Однако, Вы можете отгружать весь заказ целиком или частями (партиями) на свое усмотрение. Для этого, после заполнения всех полей отгрузки не закрывайте редактор, а нажмите кнопку Сохранить. После этого, для редактирования станет доступна таблица во вкладке «Позиции отгрузки».

В этой таблице, Вы можете удалить строки с неотгружаемым товаром или изменить его количество по своему усмотрению.

Внимание! Система не позволит отгрузить больше товаров, чем указано в заказе!

В дальнейшем, когда Вам понадобится отгрузить оставшиеся товары или очередную партию – просто создайте еще одну отгрузку способом, описанным ранее и таким же образом, при необходимости, скорректируйте список отгружаемых товаров и услуг.

Печатные формы при реализации товаров и услуг: акт, ТОРГ-12, УПД, счет-фактура

При добавлении новой отгрузки, Вам автоматически будет предложено распечатать одну из стандартных печатных форм: для отгрузки материальных ценностей форма ТОРГ-12 или УПД, а для услуг – акт сдачи-приемки, а также другие документы (счет-фактура, КС и т.д.).

Также, если были загружены шаблоны к реализации – будет предложено заполнить один из них. Подробнее о способе формирования и загрузки собственных шаблонов документов к различным типам договоров читайте в разделе помощи Управление шаблонами документов.

Поскольку, в одном заказе могут содержаться и товары и услуги, вполне возможен такой вариант, что необходимо вывести на печать сразу и накладную и акт сдачи-приемки. Для этого напечатайте Акт, либо накладную. И еще раз вызовите диалог печати из таблицы «Отгрузки» или из редактора отгрузки, нажимая на кнопки Печать-Акт (или ТОРГ-12, в зависимости от того, какой документ был распечатан ранее).

Обратите внимание! Акт и накладная будет иметь один и тот же номер и дату. Если Вам необходимо выписывать один документ на услуги и товары, используйте УПД, либо собственную форму, загрузив ее в шаблоны.

При этом в акт попадут только услуги, а товарно-материальные ценности – в форму ТОРГ-12.

Все печатные формы, распечатываемые из системы АБП:Документооборот создаются согласно нормативным документам и полностью соответствуют законодательству РФ.

Также, для удобства отправки электронных версий отгрузочных документов мы предусмотрели наложение оттиска печати организации и подписей должностных лиц фирмы. Для этого существует переключатель «Отображать подписи и печати» в панели инструментов печати формы документа. Переключая режимы переключателя, можно скрыть, либо отобразить печати и подписи в соответствующих местах отгружающей стороны.

Для использования этой возможности - загрузите логотип компании, оттиск печати и сканы подписей должностных лиц. Подробнее о том, как это сделать, читайте в разделе документации Управление нашими фирмами.

Помимо этого, прежде чем отправить документ на принтер, Вы можете отредактировать его. Внести незначительные правки можно, переведя печатную форму в режим редактирования – для этого измените переключатель «Включить режим редактирования» на панели инструментов. Поля, доступные для редактирования будут выделены цветом, неизменяемые блоки останутся белыми.

Для внесения изменений достаточно просто нажать на необходимый блок, в котором появится поле ввода, содержащее текущее значение. Просто измените этот текст и нажмите Enter и блок заполнится измененной информацией.

Внимание! Данные изменения не будут внесены в базу данных и при повторной печати документа будет выведен первоначальный вариант. Если Вы хотите сохранять сделанные изменения в базе данных – используйте шаблоны документов или прикрепляйте измененные файлы во вкладке «Файлы».

Распечатать формы отгрузочных документов и прикрепленных файлов (шаблонов), Вы также можете, сформировав отчет по отгрузкам.

Отчет по отгрузкам

Оперативно получить информацию по отгрузкам можно из соответствующего отчета. Для его формирования откройте пункт меню «Отчеты»-«По отгрузкам». По умолчанию будут отображаться суммы отгрузок за текущий календарный год, сгруппированные по каждому контрагенту. Однако вывод данных и критерии отбора могут быть изменены по Вашему желанию. Для изменения параметров отбора данных можно воспользоваться блоком фильтров и блоком группировок.

В блоке фильтров, Вы можете изменить параметры договоров, заказов и отгрузок, а также указать фирму, контрагентов, ответственных сотрудников и т.д. Например, вывести все акты за май 2018 года с определенным контрагентом.

Замечание! Все условия объединяются логическим условием «И», к примеру, должна совпадать и дата документа и контрагент.

В блоке группировок настраивается то, каким образом каким образом будет выводится информация в отчете. По умолчанию выводятся суммы всех отгрузок по каждому контрагенту. Вы можете вывести также минимальные, максимальные и средние значения, изменяя значение первого поля выбора. А изменив значение поля группировки с «Контрагента» на, к примеру, «Нашу фирму», получите суммы (мин, макс или средние значения) отгрузок по каждой своей фирме. Достаточно лишь нажать кнопку Применить фильтры.

Таким образом, Вы сможете сформировать практически любой отчет и вывести его в нужном Вам разрезе. Однако, это еще не все возможности! При нажатии на строку, содержащую суммарное значение, в новом окне откроется список всех отгрузок, соответствующих критериям фильтрации. Нажатие на строку с отгрузкой – откроет ее на редактирование, а выделив одно или несколько строк таблицы позволит провести или распровести реализацию (изменить значение признака «Подписан, возвращен»).

Также, выделив одну из реализаций, Вы можете вывести на печать формы документов. А вывод прикрепленных файлов позволят открыть и распечатать заполненные шаблоны прямо из отчета. Также стоит отметить, что открывшийся список можно дополнительно отфильтровать, раскрыв блок нажатием на кнопку Показать в секции «Фильтры».

Статьи
Исправления ошибок после обновления АБП

Что делать, если после очередного обновления системы АБП данные отображаются некорректно или не работают привычные функции

Подключение календарей Google

Планируйте свою работу с учетом домашних дел из календаря Google. Настройте сервис АБП на совместную работу нескольких источников событий.

Безопасность в онлайн-сервисах АБП

Сомневаетесь в надежности онлайн-сервисов? Боитесь хранить данные в облаке? Ответы на многие вопросы, Вы найдете в этой статье.

Задайте свой вопрос