Заказы в АБП:Документооборот – спецификации, приложения к договорам

В сервисе АБП:Документооборот, следующим после договора в иерархии документов следует Заказ. Этот документ является скорее логическим элементом, хотя в этом разделе мы расскажем и о возможностях его применения в бумажном документообороте компании.

В дальнейшем список товаров и услуг, единожды оформленный как заказ будет фигурировать во всех счетах, актах, накладных, а также Приложений к договору данного заказа.
Даже, если Вы не планируете выписывать бумажный экземпляр Приложений к договору, Спецификаций, Дополнительных соглашений, создание Заказа, необходимо для формирования счетов, актов, накладных и прочих документов!

Заказ можно представить себе, как спецификацию поставляемых товаров по договору продажи или перечень оказываемых услуг по договору оказания услуг. Поэтому в одном договоре можно создать множество заказов. При этом, загрузив шаблоны к заказам, в зависимости от вида договора, можно выписывать необходимые документы. Это может быть новая спецификация, оформленная в виде приложения к договору или дополнительное соглашение с новым перечнем услуг. Также можно загрузить несколько шаблонов и выбирать их в зависимости от ситуации.

Подробнее о создании и добавлении шаблонов читайте раздел документации Управление шаблонами документов - Шаблоны приложений к договорам

Логично, что, создавая заказ, его необходимо наполнить теми товарами и услугами, которые будут в дальнейшем фигурировать в счетах на оплату и реализациях. Поэтому процесс создания заказа логично разделить на 2 этапа:

  • создание заказа;
  • добавление товаров и услуг по заказу.
Просто создать заказ, без добавления товаров и услуг, будет недостаточно для выписки платежных и отгрузочных документов. К моменту наполнения заказа товарами желательно иметь прайс-лист услуг и товаров для внесения в справочник «Номенклатура».

Создание заказа – шаг первый: основные настройки

Как и в случае создания договора, Вы можете создать заказ двумя способами: из таблицы «Договоры» карточки клиента, либо из дереваДокументов. Для создания Заказа из таблицы необходимо перейти в таблицу справочника «Контрагенты», открыть того клиента, которому необходимо создать заказ, перейти во вкладку «Договоры», выбрать имеющийся или создать новый договор и во вкладке «Заказы» нажать Добавить.

Гораздо удобнее эту операцию сделать из дереваДокументов. Для этого, выделяем нужного контрагента или открываем его карточку и нажимаем кнопку Документооборот. Для добавления заказа в нужном договоре нажимаем ссылку +Добавить заказ.

Вне зависимости от способа создания заказа – интерфейс будет единым.

При создании заказа и заполнении полей, стоит обратить на некоторые моменты:

  • поле «Описание заказа» позволяет идентифицировать заказ в базе. Это не составляет большого труда, если у клиента 1 -2 заказа, но при постоянной работе количество заказов может увеличиться и найти их в большом списке может быть затруднительно. Поэтому рекомендуется заполнять это поле, давая ему осмысленное название, например, «Поставка картриджей» или «Аренда 2019 год» и т.п.
  • «Дата документа» - поле, необходимое для формирования бумажного документа, например, Дополнительного соглашения от этого числа.

В разделе «Дополнительно»:

  • Поле «Исполнить до» - можно позиционировать, как срок действия условий заказа, например, установить срок действия договора оказания услуг на льготных условиях; также можно использовать это поле для контроля крайней даты поставки товара, отмеченной в тексте договора и т.п.
  • «Ответственный» и «Исполнитель» заказа – сотрудники фирмы, отвечающие за исполнение заказа. Вы можете использовать эти поля для распределения функций контроля, а также начисления заработной платы, бонусов и в качестве дополнительных критериев при формировании отчетов.

При создании заказа, сервис уточнит, нужно ли создавать напоминание о приближающейся дате, указанной в поле «Исполнить до». Вы можете принять запрос, нажав Да, отказаться (Нет) и потом, при необходимости, вручную создать событие в онлайн-календаре или вовсе отключить эту опцию для данного документа, нажав Нет и больше не спрашивать.

Замечание. Нажав кнопку Нет и больше не спрашивать запрос на создание события в календаре больше не будет отображаться у текущего пользователя только для документа «Заказ», по другим документам, таким, как «Договор» существует отдельная настройка.

Заполнив необходимые поля «Заказа» нажмите кнопку Сохранить и в окне станут доступны вкладки с таблицами:

  • «Позиции заказа»;
  • «Счета»;
  • «Отгрузки»,

после чего можно переходить к добавлению товаров и услуг.

Создание заказа – шаг второй: добавление позиций

Перед тем, как создать платежный документ или реализацию, необходимо наполнить заказ перечнем товаров и услуг. Эта операция выполняется из редактора заказа, либо из дереваДокументов. Если заказ уже открыт – переходим во вкладку «Позиции заказа» и нажимаем кнопку Добавить. Либо можно воспользоваться ссылкой + Добавить позицию заказа, раскрыв секцию «Позиции заказа» нужного заказа в деревеДокументов АБП.

Наполнение товарами и услугами заказа производится попозиционно, т.е. необходимо столько раз вызвать диалог добавления позиции заказа, сколько наименований товаров и услуг Вы планируете реализовать.

При добавлении позиции необходимо выбрать Товар или услугу из поля выбора «Товар / услуга», при этом, если в справочнике «Номенклатура» была установлена цена выбранного наименования – она автоматически будет внесена в поле «Цена» позиции заказа. Необходимо ее проверить и при необходимости изменить, установить нужное количество в соответствующем поле, Сумма будет автоматически пересчитана.

Если Вы хотите пересчитать цену товара исходя из конечной Суммы всей партии товара, в таком случае необходимо установить необходимое количество и заполнить поле «Сумма», автоматически пересчитается значение в поле «Цена».

Изменение позиций заказа

При необходимости Вы можете изменять позиции заказа до момента их отгрузки, а также добавлять новые в случае, если поле «Периодичность» вида договора – «Разовый».

Если поле «Периодичность» вида текущего договора было установлено «Ежемесячный» и были выставлены счета, проведены отгрузки или оплаты - система не даст изменить заказ. В этом случае, необходимо, либо распровести и удалить все документы данного заказа, либо создать новый заказ с новыми условиями.

Проведение, распроведение заказа

В перечне действий над заказами, как и в других документах, добавлена возможность проведения и распроведения. Это действие изменяет галочку «Подписан» в карточке закза и может служить дополнительным инструментом для контроля подписания/возвращения подписанных экземпляров Дополнительных соглашений, Приложений к договору, Спецификаций от заказчиков.

Мы разделили права доступа на создание, редактирование и проведение/распроведение документов, чтобы Вы могли сосредоточить наиболее важные операции в «одних руках». Подробнее о том, как настроить права доступа к элементам программы читайте раздел помощи Права доступа.

Для удобства подобного контроля по этому признаку есть соответствующий фильтр в отчетах.

Статьи
Исправления ошибок после обновления АБП

Что делать, если после очередного обновления системы АБП данные отображаются некорректно или не работают привычные функции

Подключение календарей Google

Планируйте свою работу с учетом домашних дел из календаря Google. Настройте сервис АБП на совместную работу нескольких источников событий.

Безопасность в онлайн-сервисах АБП

Сомневаетесь в надежности онлайн-сервисов? Боитесь хранить данные в облаке? Ответы на многие вопросы, Вы найдете в этой статье.

Задайте свой вопрос