Создание договоров с контрагентами

В онлайн-сервисе АБП:Документооборот договор является неотъемлемой частью всего процесса создания документов, некой логической единицей, фундаментом. Даже для создания счета или отгрузочных документов необходимо пройти через процедуру создания договора. Именно от выбора типа договора и иных атрибутов будет зависеть дальнейшая логика выписки счетов, актов и прочих документов.

Даже, если Вам не нужен бумажный экземпляр договора – в данной системе учета необходимо создать документ «договор»!

На первый взгляд, это может показаться избыточным, однако в дальнейшем эта простая операция поможет сэкономить временя на выписку документов.

Создание Договора возможно 2 способами:

  • классический – через добавление запись в таблицу «Договоры», расположенную в одноименной вкладке, расположенной в карточке клиента;
  • и через уникальное фирменное решение «деревоДокументов».

Классический метод подразумевает открытие на редактирование карточки клиента из справочника «Контрагенты», далее переходим во вкладку «Договоры» и кнопкой Добавить добавляем договор. Также возможны и иные действия, стандартные для таблиц АБП: копирование, редактирование, удаление и т.п.

В деревеДокументов все документы представлены в виде структурированного списка, в котором прослеживается подчиненность. Это добавляет наглядности и скорости обращения к нужному документу вне зависимости от уровня его вложенности. Например, 1 раз загрузив деревоДокументов, Вы получаете доступ к договору, счетам, оплатам, отгрузкам и т.д.

Добавление договора через деревоДокументов

Для добавления договора через деревоДокументов необходимо открыть таблицу справочника «Контрагенты», выделить клиента, с которым планируется заключить договор (или открыть карточку клиента) и нажать на кнопку Документооборот.

После чего загрузится список всех заключенных с контрагентом договоров, а также всех подчиненных документов. Для добавления нового договора достаточно нажать на ссылку +Добавить договор.

Вне зависимости от способа добавления договора, интерфейс и атрибуты договора будут едины.

Создание договора – правильно заполняем атрибуты

Как уже говорилось ранее, договор в системе АБП является фундаментом всего документооборота, поэтому от правильности заполнения атрибутов зависит дальнейшая логика работы программы.

Внимание! Если Вы не заполнили реквизиты своей фирмы, в частности не указали банковские реквизиты, вернитесь к этому шагу. Указание банковских реквизитов на этапе создания договора обязательно!

В диалоге создания договора практически все поля обязательны для заполнения и несут некий функционал:

  • «Наша фирма» - выберите свою фирму, при этом автоматически наполнится поле «Расчетный счет» - на этом этапе необходимо указать платежные реквизиты для дальнейшей генерации шаблона договора;
  • «Дата окончания действия договора» - срок действия договора будет ограничен этой датой;
  • «Дата договора» - по сути это время начала действия договора – поле заполняет дату в шаблоне договора;
  • Галочка «Подписан» - сигнализирует о возврате подписанного экземпляра договора (по этому признаку можно осуществлять контроль подписания и возврата договоров). Изменение этой галочки происходит при выполнении действия "Проведен";
  • Галочка «Автоматическая пролонгация» - дает понять системе, что срок действия договора не заканчивается при наступлении «Даты окончания действия договора»;
  • «Вид договора» - пожалуй самое важное поле, о котором стоит рассказать подробнее.

Виды договоров – настройка учета

Для того, чтобы настроить учет и генерацию документов мы создали некое подобие шаблонов договоров. Виды договоров определяют не только название и внешний вид документов, но и логику работы всего документооборота вцелом.

Каждый создаваемый «Вид договора» содержит всего 2 поля для заполнения:

  • «Наименование» - текстовое обозначение вида договора (например, Поставка товара, Доставка, Оказание услуг и т.п);
  • и «Периодичность» - выбор этого поля и будет определять логику работы каждого договора соответствующего вида. В данный момент доступны: Разовый и Ежемесячный.

В чем разница между ними?

Разовый договор подразумевает выставление документов 1 раз. Например, продажа автомобиля. Мы создаем договор на разовую поставку а/м с гос.номером х111хх77rus. После реализации автомобиля договор считается исполненным и больше по нему документы выписываться не могут, что логично. Таким образом, мы выписали 1 счет, 1 товарную накладную, 1 акт приема-передачи, 1 счет-фактуру.

Ежемесячная периодичность позволяет выставлять документы за периоды, равные 1 календарному месяцу. Например, создавая договор аренды, мы по сути продаем одну и ту же услугу, но каждый месяц, поэтому и документы должны иметь возможность выписываться ежемесячно до истечения срока действия договора.

Для информации! На самом деле это описание специально сделано упрощенным, чтобы объяснить логику работы программы. В разделе помощи Заказы: приложения к договорам, дополнительные соглашения мы объясним, как сделать несколько отгрузок по одному разовому договору. Например, если договор заключается на поставку партиями и т.п.

Также к каждому созданному виду договора можно подгрузить свои шаблоны для формирования собственных форм документов. Подробнее о загрузке шаблонов читайте в разделе помощи Управление шаблонами документов.

Статьи
Исправления ошибок после обновления АБП

Что делать, если после очередного обновления системы АБП данные отображаются некорректно или не работают привычные функции

Подключение календарей Google

Планируйте свою работу с учетом домашних дел из календаря Google. Настройте сервис АБП на совместную работу нескольких источников событий.

Безопасность в онлайн-сервисах АБП

Сомневаетесь в надежности онлайн-сервисов? Боитесь хранить данные в облаке? Ответы на многие вопросы, Вы найдете в этой статье.

Задайте свой вопрос